Logo BIP Logo ePUAP
Biuletyn Informacji Publicznej
herb jednostki
Gmina Mieszkowice
System Rada

System Rada
Profile Radnych, komisje, interpelacje, kalendarz posiedzeń.

System eBoi

eBoi
Jak załatwić sprawę?

Archiwum Zakładowe Urzędu Miejskiego w Mieszkowicach

Archiwum Zakładowe Urzędu Miejskiego w Mieszkowice

Referat ds. Obsługi Organów Gminy

Lilia Głowacka- inspektor ds. organizacyjnych i archiwum

II piętro, pok. 18

tel. 91 4666901

e-mail: biurorady@mieszkowice.pl

 

Podstawa prawna działania archiwum zakładowego:

Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jednolity Dz. U. z  2011 nr 123 poz. 698 z późn. zm).

Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych ( Dz. U.  z 2011r. nr 14 poz. 67 z późn.zm).

Ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jednolity Dz. U. z 2012 r. poz. 592 z późn. zm.).

Do zadań archiwum zakładowego należy: 

1) przyjmowanie dokumentacji:

a) spraw zakończonych z poszczególnych referatów Urzędu Miejskiego w Mieszkowicach,     

b) niearchiwalnej po państwowych i samorządowych jednostkach organizacyjnych, których działalność ustała i które nie mają sukcesora,  oraz dla których organem założycielskim lub sprawującym nadzór był odpowiednio kierownik podmiotu lub organ jednostki samorządu terytorialnego,

2) przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji,

3) przeprowadzanie skontrum dokumentacji,

4) porządkowanie przechowywanej dokumentacji przejętej w latach wcześniejszych w stanie nieuporządkowanym,

5) udostępnianie przechowywanej dokumentacji,

6) wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego w przypadku wznowienia sprawy w komórce organizacyjnej,

7) przeprowadzanie kwerend archiwalnych, czyli poszukiwanie w dokumentacji informacji na temat osób, zdarzeń czy problemów,

8) inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz udział w jej komisyjnym brakowaniu,

9) przygotowanie materiałów archiwalnych do przekazania i udział w ich przekazaniu do Archiwum Państwowego w Szczecinie,

10) sporządzanie rocznych sprawozdań z działalności archiwum zakładowego i stanu dokumentacji w archiwum zakładowym,

11) doradzanie komórkom organizacyjnym w zakresie właściwego postępowania z dokumentacją,

12) koordynowanie czynności kancelaryjnych w urzędzie.

Udostępnianie dokumentacji 

1.Dokumentacje z archiwum zakładowego udostępnia się dla celów:

1/ służbowych:

a) pracownikom komórki organizacyjnej, która wytworzyła akta, na miejscu w pomieszczeniu archiwum zakładowego – bez ograniczeń, lub poza jego obręb na teren budynku urzędu - na pisemny wniosek;

b) pracownikom innych komórek organizacyjnych – wyłącznie na miejscu w pomieszczeniu archiwum zakładowego – za zgodą Burmistrza Mieszkowic-  na pisemny wniosek;

c ) radnym Rady Miejskiej w Mieszkowicach - na miejscu w pomieszczeniu archiwum zakładowego – za zgodą Burmistrza Mieszkowic- na pisemny wniosek.

2) naukowo-badawczych odbywa się na miejscu w pomieszczeniu archiwum zakładowego na podstawie zaświadczenia  z zakładu pracy:

a) na żądanie organów kontrolnych, organów ścigania i wymiaru sprawiedliwości,

b) wykonywania zadań publicznych oraz w zakresie bezpośrednio dotyczącym wnioskodawców,

c) (uczelni) wnioskującego o udostępnienie akt – za zgodą Burmistrza Mieszkowic.

4.Udostępnianie dokumentacji obywatelom i jednostkom organizacyjnym w zakresie spraw bezpośrednio ich dotyczących oraz w zakresie wynikającym z wykonywania zadań publicznych – na wniosek pisemny, wyłącznie na miejscu w pomieszczeniu archiwum zakładowego - za pośrednictwem właściwej merytorycznie komórki organizacyjnej.

5.Udostępnianie akt odbywa się na podstawie kart udostępnień oraz na podstawie wniosku zawierającego co najmniej:

a) datę,

b) nazwę wnioskującego,

c) wskazanie dokumentacji będącej przedmiotem wnioskowania o udostępnienie, przez zamieszczenie we wniosku co najmniej:

- informacji o nazwie komórki organizacyjnej, która dokumentację wytworzyła i zgromadziła lub przekazała,

- dat skrajnych dokumentacji,

- informację o sposobie udostępnienia,

- imię, nazwisko i podpis osoby, która wnosi o udostępnienie,

- cel udostępnienia oraz uzasadnienie.

 

Lilia Głowacka

Metadane - wyciąg z rejestru zmian

Akcja Osoba Data
Dodanie dokumentu: Ryszard Niedźwiecki 10-06-2015 10:37:48
Osoba, która wytworzyła informację lub odpowiada za treść informacji: Ryszard Niedźwiecki 10-06-2015
Ostatnia aktualizacja: Ryszard Niedźwiecki 10-06-2015 10:38:15