Archiwum Zakładowe Urzędu Miejskiego w Mieszkowicach

Archiwum Zakładowe Urzędu Miejskiego w Mieszkowice

Referat ds. Obsługi Organów Gminy

Lilia Głowacka- inspektor ds. organizacyjnych i archiwum

II piętro, pok. 18

tel. 91 4666901

e-mail: biurorady@mieszkowice.pl

Podstawa prawna działania archiwum zakładowego:

Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jednolity Dz. U. z  2011 nr 123 poz. 698 z późn. zm).

Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych ( Dz. U.  z 2011r. nr 14 poz. 67 z późn.zm).

Ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jednolity Dz. U. z 2012 r. poz. 592 z późn. zm.).

Do zadań archiwum zakładowego należy: 

1) przyjmowanie dokumentacji:

a) spraw zakończonych z poszczególnych referatów Urzędu Miejskiego w Mieszkowicach,     

b) niearchiwalnej po państwowych i samorządowych jednostkach organizacyjnych, których działalność ustała i które nie mają sukcesora,  oraz dla których organem założycielskim lub sprawującym nadzór był odpowiednio kierownik podmiotu lub organ jednostki samorządu terytorialnego,

2) przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji,

3) przeprowadzanie skontrum dokumentacji,

4) porządkowanie przechowywanej dokumentacji przejętej w latach wcześniejszych w stanie nieuporządkowanym,

5) udostępnianie przechowywanej dokumentacji,

6) wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego w przypadku wznowienia sprawy w komórce organizacyjnej,

7) przeprowadzanie kwerend archiwalnych, czyli poszukiwanie w dokumentacji informacji na temat osób, zdarzeń czy problemów,

8) inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz udział w jej komisyjnym brakowaniu,

9) przygotowanie materiałów archiwalnych do przekazania i udział w ich przekazaniu do Archiwum Państwowego w Szczecinie,

10) sporządzanie rocznych sprawozdań z działalności archiwum zakładowego i stanu dokumentacji w archiwum zakładowym,

11) doradzanie komórkom organizacyjnym w zakresie właściwego postępowania z dokumentacją,

12) koordynowanie czynności kancelaryjnych w urzędzie.

Udostępnianie dokumentacji 

1.Dokumentacje z archiwum zakładowego udostępnia się dla celów:

1/ służbowych:

a) pracownikom komórki organizacyjnej, która wytworzyła akta, na miejscu w pomieszczeniu archiwum zakładowego – bez ograniczeń, lub poza jego obręb na teren budynku urzędu - na pisemny wniosek;

b) pracownikom innych komórek organizacyjnych – wyłącznie na miejscu w pomieszczeniu archiwum zakładowego – za zgodą Burmistrza Mieszkowic-  na pisemny wniosek;

c ) radnym Rady Miejskiej w Mieszkowicach - na miejscu w pomieszczeniu archiwum zakładowego – za zgodą Burmistrza Mieszkowic- na pisemny wniosek.

2) naukowo-badawczych odbywa się na miejscu w pomieszczeniu archiwum zakładowego na podstawie zaświadczenia  z zakładu pracy:

a) na żądanie organów kontrolnych, organów ścigania i wymiaru sprawiedliwości,

b) wykonywania zadań publicznych oraz w zakresie bezpośrednio dotyczącym wnioskodawców,

c) (uczelni) wnioskującego o udostępnienie akt – za zgodą Burmistrza Mieszkowic.

4.Udostępnianie dokumentacji obywatelom i jednostkom organizacyjnym w zakresie spraw bezpośrednio ich dotyczących oraz w zakresie wynikającym z wykonywania zadań publicznych – na wniosek pisemny, wyłącznie na miejscu w pomieszczeniu archiwum zakładowego - za pośrednictwem właściwej merytorycznie komórki organizacyjnej.

5.Udostępnianie akt odbywa się na podstawie kart udostępnień oraz na podstawie wniosku zawierającego co najmniej:

a) datę,

b) nazwę wnioskującego,

c) wskazanie dokumentacji będącej przedmiotem wnioskowania o udostępnienie, przez zamieszczenie we wniosku co najmniej:

- informacji o nazwie komórki organizacyjnej, która dokumentację wytworzyła i zgromadziła lub przekazała,

- dat skrajnych dokumentacji,

- informację o sposobie udostępnienia,

- imię, nazwisko i podpis osoby, która wnosi o udostępnienie,

- cel udostępnienia oraz uzasadnienie.

Lilia Głowacka

Metadane - wyciąg z rejestru zmian